Nous connaissons tous ces journées où notre calendrier n'est qu'une longue liste presque ininterrompue de réunions en visioconférence. Beaucoup de choses peuvent être réalisées en ligne, mais cela nous fatigue bien plus que les réunions en face à face. Nous risquons alors d’être victimes de la fameuse fatigue Zoom. Il s’agit un sentiment général de fatigue mentale et d'épuisement causé par des vidéoconférences fréquentes. Les symptômes physiques les plus courants comprennent maux de tête, irritation des yeux, vision floue ou double, clignements et larmoiement excessifs.
Mais le responsable n'est pas seulement Zoom ; d'autres plateformes populaires telles que MS Teams, Skype, WebEx, Slack... offrent de nombreuses fonctionnalités qui améliorent la collaboration mais qui nous demandent aussi beaucoup d'énergie.
Dans cet article, je présente les conclusions des études qui ont été faites sur la fatigue Zoom. Elles nous aident à comprendre ce qu'il se passe et nous donnent des pistes pour se préserver.
La première raison est liée à la quantité excessive de contact visuel en gros plan et la taille des visages que nous avons devant nous sur les écrans. Ce n'est bien sûr pas naturel. Lorsque vous assistez à une réunion en face à face, vous regardez en général la personne qui parle, ou bien vos notes, ou les autres participants ou tout simplement ailleurs dans la salle. En réunion virtuelle, tout le monde regarde tout le monde, tout le temps. En plus de cela, selon la taille de votre écran et encore plus si vous utilisez un moniteur externe, les visages apparaissent souvent trop grands.
ASTUCE 1 : Lorsque vous vous connectez à un appel Zoom, sortez du mode plein écran et réduisez la taille de la fenêtre pour minimiser la taille des visages. Ce sera bien plus confortable et naturel.
ASTUCE 2 : Appliquez la règle 20-20-20 : après 20 minutes passées à regarder un écran, posez votre regard pendant 20 secondes sur quelque chose situé à 20 pieds (6 mètres). Cette technique aide à détendre les muscles de l'œil tout en veillant à ce que votre vision ait le temps de récupérer avant de se focaliser sur l'écran à nouveau.
Se voir en temps réel et constamment pendant une conversation vidéo est particulièrement fatigant. Dans le monde réel, vous ne vous promenez pas de réunion en réunion avec un miroir. Quand vous êtes en ligne, vous faites inconsciemment attention à votre apparence, à votre langage corporel, à l'image que vous envoyez au reste du groupe... et c'est cela qui accentue la fatigue. Des études montrent que lorsque vous voyez votre propre image, vous êtes plus critique.
ASTUCE 1 : au début de la réunion, mettez vous d'accord avec le reste du groupe que ceux qui le souhaitent n’allument leur caméra seulement lorsqu'ils parlent.
ASTUCE 2 : lorsque vous utilisez votre caméra, vous pouvez tout simplement désactiver la petite fenêtre qui affiche l’aperçu de votre webcam.
La charge cognitive est beaucoup plus élevée lors des conversations vidéo. Il faut plus d'efforts pour avoir des conversations via Zoom que dans la vraie vie. Cela a été démontré dans une étude de 2021 de Microsoft (voir illustration ci-dessous), en particulier lorsque les réunions s’enchaînent. La conclusion est que le stress dans le cerveau s'accumule et qu'il en résulte une diminution de notre capacité à nous concentrer et à nous engager. Les pauses sont donc cruciales pour cette raison, mais aussi pour réduire le stress lié à la transition entre les réunions.
ASTUCE 1 : plus facile à dire qu’à faire. OUBLIEZ LE MULTI-TASKING, cette pratique qui veut que nous travaillons sur autre chose pendant un appel. Cela augmente fortement la quantité d'énergie que votre cerveau utilise. En termes simples, vous serez plus fatigué(e).
ASTUCE 2 : considérez ou reconsidérez l'objectif et la pertinence des réunions que vous organisez ou auxquelles vous assistez. Avons-nous vraiment besoin d'une réunion pour discuter du sujet ? Ma présence est-elle nécessaire ? Cela peut-il être fait de manière asynchrone par e-mails ou chat ? Posez-vous ces questions avant de planifier un appel vidéo. Parlez-en aussi avec votre équipe pour vous mettre d'accord sur les meilleures pratiques pour communiquer.
ASTUCE 3 : Prenez des pauses de 10 minutes entre les réunions pour permettre au cerveau de se "réinitialiser" en évitant l’accumulation de stress d'une réunion à l'autre. Notre cerveau fonctionne différemment lorsque nous prenons des pauses. Si nécessaire, bloquez ce laps de temps dans votre calendrier. Cela vous aidera à rendre les transitions entre les réunions moins stressantes et vous serez plus engagé et concentré.
L’étude a utilisé des casques EEG pour mesurer l'activité des ondes bêta - associée au stress - dans le cerveau des participants à la réunion. Chez les personnes ayant bénéficié d'une pause, l'activité moyenne des ondes bêta est restée stable au fil du temps ; leur niveau de stress plus faible est visualisée ici en bleu et en vert. Chez les personnes privées de pauses, l'activité moyenne des ondes bêta a augmenté au fil du temps, ce qui suggère une accumulation de stress ; cette augmentation est illustrée ici par des couleurs passant de tons froids à des tons plus chauds. Le graphique représente la différence relative d'activité bêta entre les conditions avec et sans pause au début de chaque réunion (moyenne des 14 participants à la recherche). |
Les appels vidéo réduisent de façon spectaculaire notre mobilité naturelle. Les conversations téléphoniques ou en personne nous permettent de bouger et de se déplacer dans un espace plus grand. Lorsque vous êtes à votre bureau lors d'un appel Zoom, vous êtes simplement assis avec des mouvements limités, ce qui n'est pas naturel pour le corps humain.
ASTUCE 1 : lorsque votre caméra est éteinte, levez-vous, promenez-vous dans la pièce, étirez-vous. Vous pourriez envisager d'investir dans un casque sans fil pour cela. Il y a beaucoup d’exercices que vous pouvez faire depuis votre chaise pour stimuler votre corps pendant ou entre les réunions.
ASTUCE 2 : Utilisez le téléphone, cela marche encore. Pour certaines réunions virtuelles, il est possible de se connecter via téléphone. Autre possibilité, lorsque vous devez discuter rapidement d’un sujet avec un collègue ou votre boss, proposez d’utiliser le téléphone.
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