Inutile de rappeler à quel point la pandémie a changé notre de façon de travailler. La formation ne fait pas exception. Au printemps 2020, très rapidement, il a fallu proposer des formations en classes virtuelles. La plupart d’entre nous s’accordent pour dire que rien ne vaut les sessions en face à face. Mais la formation en ligne offre d’autres avantages : plus de flexibilité, pas de déplacements coûteux, un découpage en sessions courtes plus simples à insérer dans les calendriers, ou encore la possibilité de rassembler les collaborateurs de sites, voire de pays différents.
Découvrez mon top 10 des astuces qui permettent d'augmenter l'engagement des participants dans une session virtuelle.
Evitez le copier/coller des modules existants
La première erreur est de prendre le contenu enseigné en face à face et de l'utiliser tel quel en classe virtuelle. C'est ce qu'on appelle la « zoomification » des formations : les mêmes présentations PowerPoint sont simplement projetées et commentées. Comme la méthode et les outils pédagogiques sont différents, votre contenu devra aussi être adapté : la progression pédagogique, les exercices, les interactions avec le groupe... Allégez vos diapositives et ajoutez des activités.
Attention à "la mort par PowerPoint"
En anglais, on entend parler de « death by PowerPoint ». Vous avez sans doute assisté à des formations ou webinaires où l'animateur lisait simplement des diapos. Qu'avez-vous retenu ? Probablement pas grand-chose. Selon le cabinet McKinsey, au bout de 3 mois, nous n'avons retenu que 10% des explications que nous avons entendues. Le contenu le plus théorique peut être envoyé avant la session comme travail préparatoire, ou après comme matériel de suivi. De cette façon vous pouvez réduire la durée de la session et créer de la place pour d'autres activités plus engageantes.
Variez les supports et les activités
Ce point est étroitement lié au précédent. Vous ne pouvez pas vous contenter du traditionnel fichier PowerPoint. Il est nécessaire d’utiliser aussi des vidéos et des questionnaires, ou encore de laisser du temps pour les discussions de groupe et la réflexion personnelle... Vous changez ainsi le rythme de vos sessions et augmentez l'attention des participants. Un outil que j'apprécie énormément est Mentimeter (Sli.do est une alternative similaire). C'est très simple à utiliser et les participants adorent. Vous préparez à l'avance vos questions pour le groupe (questions ouvertes, questionnaire, sondages...). Les participants se connectent via leur navigateur internet et y répondent. Les résultats sont anonymes et apparaissent à l'écran en temps réel. Tout le groupe voit alors les réponses et vous pouvez mener une discussion. Cela est utile pour remplacer une diapo avec une liste de points à aborder (voir exemple ci-dessous avec les qualités d'un leader).
Utilisez les discussions de groupe
Selon une étude récente du cabinet DDI, 84 % des personnes ont développé des liens bénéfiques avec des personnes avec lesquelles elles ont suivi une formation (Source en anglais : DDI’s Global Leadership Forecast 2021).
Environ les trois-quarts des retours que je reçois après mes formations mentionnent que les discussions de groupes ont été bénéfiques. C'est le gros plus d'une formation en classe virtuelle. Il s'agit tout simplement de diviser les groupes en sous-groupes et de les envoyer dans des salles virtuelles indépendantes dans lesquelles ils peuvent discuter sans entendre ce qui se dit dans les autres. La plupart des logiciels offrent cette possibilité avec plus ou moins d'options. Le formateur peut passer d'une salle à l'autre pour s'assurer que tout va bien. Vous donnez vos instructions aux groupes, vous paramétrez le temps nécessaire, et lorsque vous ramenez tout le monde dans la salle principale, vous demandez à chaque groupe qu'un rapporteur résume la discussion. C’est extrêmement enrichissant lorsque les participants sont d'horizons différents. Veillez à bien calibrer votre timing. Mon expérience a montré qu'il valait mieux une discussion de 20 minutes plutôt que deux de 10 minutes. C’est beaucoup moins frustrant pour les participants. Une durée inférieure à 10 minutes est insuffisante.
Utilisez l'outil d'annotation ou le tableau blanc
J'aime beaucoup Zoom parce que le logiciel permet d'annoter une diapositive que vous avez affichée. C’est utile pour mettre une croix sur une courbe ou un continuum, ou pour écrire des réponses à une question que vous avez posée. Vous pouvez ensuite organiser les contributions et faire une capture d'écran que vous pourrez partager avec le groupe. N'oubliez pas de demander aux contributeurs d'expliquer un peu plus ce qu'ils ont écrit.
Faîtes preuve d'empathie
Mettez-vous à la place des participants, notamment s’ils ont du mal avec la technologie. Il s'agit peut-être de leur première formation à distance. Certaines personnes appréhendent cette situation. Faites preuve d'empathie et envoyez toutes les informations avant la session : travail préparatoire, livrets stagiaire (certains voudront l'imprimer pour prendre des notes), informations pratiques comme les horaires et les pauses... Pour la partie technologique, source de beaucoup de stress, préparez des documents et des liens utiles (ex : page d'aide Zoom) qui seront à disposition pour résoudre d'éventuels problèmes techniques. Cela rassurera les participants et vous évitera de perdre trop de temps en début de session. Notez que la plupart des logiciels offrent la possibilité de se connecter via un navigateur internet plutôt que d'installer l'application. Ayez à l'esprit que toutes les fonctionnalités ne seront alors pas disponibles (outils d'annotation, réponses aux questionnaires, partage de fichier dans le chat...).
Utilisez les webcams
Allumez les webcams ! Une récente enquête menée par Zoom indique que 82 % des utilisateurs avaient une plus grande confiance envers leur interlocuteur lorsque sa webcam était allumée. Prévenez les participants avant la session qu'ils devront allumer la leur pour qu’ils ne soient pas pris au dépourvu, même si entendre "Je ne peux pas allumer ma webcam parce que je suis encore en pyjama" est un excellent ice-breaker. Je sais que pour certaines personnes c’est inconfortable. J'en faisais partie il y a de cela pas très longtemps. Je m'y suis habitué et je trouve désormais dommage de ne pas s'en servir. Faites preuve d'empathie là aussi. Expliquez aux participants que vous comprenez que cela peut les rendre mal à l'aise tout en insistant sur le fait qu'ils profiteront beaucoup plus de la session. N'imposez rien, notamment si leur connexion n'est pas très stable. Il faut prendre en compte le fait qu'avoir sa webcam allumée en permanence et faire attention à ses propres faits et gestes est un des facteurs de l'apparition de la fatigue virtuelle. En tant que formateur, ma webcam est toujours activée, mais je propose désormais aux participants qui le souhaitent de l'éteindre et de ne l'allumer que lorsqu'ils parlent. Cela me paraît être un bon compromis.
Mettez les participants au travail
Comme le montre l'étude de McKinsey citée un peu plus haut, on retient beaucoup plus d'informations en faisant. Préparez donc des activités qui permettront aux participants de mettre en pratique les techniques et compétences abordées et donc de renforcer les apprentissages. Il peut s'agir de jeu de rôles ou encore de discussions de groupe sur une nouvelle notion qu'ils auront à réexpliquer ensuite aux autres participants. Le coaching entre pairs marche très bien également. Un observateur est nommé et donne son avis après les mises en situation, puis les rôles sont échangés.
Ce type d'exercices permet une participation active et facilite la mémorisation du contenu.
Une pause s'impose
Pensez aux pauses, ne négligez pas la fatigue en classe virtuelle. 10 minutes au bout 1h15-1h30 suffisent le plus souvent. Contrairement à ce que l'on pourrait croire, une formation devant son ordinateur est plus fatigante que dans une salle.
Offrez vous les services d'un producteur
Si vous n'êtes pas totalement à l'aise avec la technologie, demandez à un ou une collègue de vous assister en tant que producteur. Il ou elle s'occupera de préparer les sessions scindées, les vidéos... et aidera ceux qui ont des soucis techniques. Vous pourrez ainsi vous concentrer à 100% sur les participants et sur le contenu de votre formation. N'oubliez pas de préparer la session en amont pour clarifier les rôles.
Beaucoup de personnes ont des idées préconçues sur les formations en classes virtuelles car elles craignent un monologue qui ne leur apportera rien et leur fera perdre du temps. Ces astuces, que j'applique au quotidien, vous permettront de rendre votre session plus agréable et engageante. Les apprenants tireront ainsi le maximum de leur formation et vous passerez un bien meilleur moment.